Het ontwerp van menselijke-machine-interfaces, afmetingen, comfort en bruikbaarheid moet worden geleid door ergonomische principes om vermoeidheid, stress, angst, ongelukken en diverse schade aan het menselijk lichaam veroorzaakt door onjuist ontwerp te voorkomen.
Ontwerp moet gebaseerd zijn op de ontwerptheorie, waarbij bepaalde ontwerpconcepten en -ideeën worden gevolgd om de sociale en culturele aspecten van ontwerp te weerspiegelen.
Ontwerp moet worden uitgevoerd met behulp van verschillende artistieke ontwerpmethoden (zoals principes van vormcompositie, wetten van formele schoonheid, semiotiek, enz.), Systeemtheorie en commerciële principes.
Het ontwerp van kantoormeubilair moet voldoen aan de eisen van mechanica, mechanische principes, materiaalkunde en technologie om het ontwerp van structuur, beweging, vorm en grootte van componenten en verwerking van componenten te begeleiden, waarbij onredelijke ontwerpen worden vermeden.
Verschillende tegenstellingen zijn onvermijdelijk in het ontwerpproces van kantoormeubilair, zoals de tegenstelling tussen functie en vorm (bijvoorbeeld de tegenstelling tussen het structurele ontwerp van een onderdeel berekend op basis van sterkte en het visuele krachteffect ervan), de tegenstelling tussen technologie en kunst (een ontwerper kan bijvoorbeeld een wenselijke esthetische vorm opgeven, maar mist de bestaande en potentiële productietechnologie), de tegenstelling tussen onderneming en samenleving (bijvoorbeeld de tegenstelling tussen de vraag naar kostbare houtsoorten door mahoniehouten meubelfabrikanten en sociaal-ecologische bescherming), de tegenstelling tussen productontwerp en productmarketing (bijvoorbeeld de verschil tussen ontwerpstrategie en marketingstrategie), en de tegenstelling tussen ontwerpidealen en de markt (bijvoorbeeld de esthetische verschillen tussen ontwerpers en klanten). Meubelontwerpers moeten hun oordeelsvermogen, dat wil zeggen de principes van het dialectisch denken, gebruiken om het meubelontwerp te sturen en op de juiste manier om te gaan met talloze kwesties zoals kunst, technologie, functie, vorm, materialen, vakmanschap, natuurkunde, psychologie, markt, omgevingsfactoren, prijs en efficiëntie.
Ze moeten ook correct omgaan met de diversiteit van de marktvraag, de niveaus van menselijke behoeften, veranderingen in levensstijl en de evolutie van consumptieconcepten, en dienovereenkomstig verkoopbare producten ontwikkelen.
Op basis van dit principe zijn kantoormeubelfabrikanten van mening dat "er geen beste ontwerp is, alleen het meest geschikte ontwerp." Sommige producten met eenvoudige vormen maar geschikt voor massaproductie, monotone ontwerpen maar hoge praktische waarde, gewone materialen maar lage kosten, en slechte duurzaamheid maar geschikt voor tijdelijk gebruik, kunnen op basis van algemene ontwerpprincipes niet als goede ontwerpen of goede producten worden beschouwd. Als we echter rekening houden met specifieke groepen (zoals lage-inkomensgroepen) en specifieke markten (zoals relatief arme plattelandsmarkten), kan de evaluatie van dergelijke ontwerpen verschillend zijn.
